تنظيم وادارة الوقت

ادارة الوقت Time Management

السؤال الصعب :

مالذى ستفعلة ان اكتشفت ان امامك ستة اشهر فقط ستحياها على الارض ؟!

لعل السؤال به شئ من الغرابة والتشاؤم وربما من الالم كذلك لكن سينير لنا بعض الحقائق.

هل فكرت اذا كان متبقى من عمرك تلك الايام مع من ستقضيها؟ و كيف ستقضيها؟ ومالاعمال التى ستسارع بفعلها؟ومالامور التى ستهب بلا ابطاء لانجازها او اصلاحها او تعديلها. 

اجابتك على هذا السؤال ستضئ لك جانب مظلم من تفكيرك.  

ستخبرك ان هناك عمل يجب انجازه وصديق بحاجة الى مصالحته و اقارب مر زمن بغير ان تزورهم. 

سيجعلك تنظر الى اشياء هامة تخشى ان تنتهى حياتك بدون اتمامها او الانتهاء منها

للاسف الشديد كثير منا قد تبرمج على حالة الطوارئ على ان مهامه فى الثانية الاخيرة او فترة السماح وكم من اشياء تضيع و تهمل فى ظل هذه الفوضى الحياتية المؤلمة 

ذات مرة زارنى صديق واخبرنى بعزمه على تاليف كتاب فسالته متى ستبداء؟

فاخبرنى بانه سيبداء بعد سنتين !!

فسالته وهل هذا الكتاب مفيد و سينفع الناس ؟

فاجابنى طبعا بكل تاكيد .

فقلت له لماذا اذن ستنتظر سنتين كاملتين قبل ان تبداءبه مادام هذا الكتاب مهم و نافع.

فقال الاجابة الشهيرة لانه ليس لديه الوقت الكافى

وهذا نموذج لمن يضيعون افكارهم الجميلة فيما اسميه (سجن الوقت ) .

يؤجل مشاريعه و افكاره لانه ليس لديه الوقت الكافى و الى ان ياتيه الوقت هو فى انتظار دائم وتاجيل مستمر . 

ماهى قيمة قضيب من الحديد؟!

قضيب خام من الحديد يساوى: 5 دولارات 

قضيب صنع على شكل نعل حصان : يساوى 11 دولار 

قضيب صنع على شكل ابر : يساوى 355 دولار 

قضيب صنع على شكل سكاكين :يساوى 2285 دولار 

قضيب صنع على شكل زنبركات ساعات:250 الف دولار 

(ان المهام العظام يمكن انجازها حين يستغل الانسان وقته بكفائة) 

ان مقياس تقدم الامم و اذدهار حضارتها و نهضتها هو حسن استغلالها لوقت افرادها و ادارتهم لها 

ان انتاجيه العامل الامريكى او اليابانى تزيد كثيرا عن انتاجية العامل فى الدول النامية 

التى تبلغ فى اخر الاحصائيات 36 دقيقة فى اليوم!!

قاعدة هامة 

ان عمل الشئ الصحيح اكثر اهمية من عمل الشئ بطريقة صحيحة

تذكر :

ان الليل والنهار ياخذان منك فاعمل فيهما و ياخذان منك فخذ منهما

مفهوم ادارة الوقت :

1-ادارة الوقت تعنى اولا ادارة الذات فهى نوع من ادارة الفرد نفسه بنفسه

2-ادارة الوقت هى ادارة الاعمال التى نقوم بمباشرتها يوميا 24 ساعة و ذلك باقل جهد و اقصر وقت ثم يتبقى لنا وقت للابداع والتخطيط للمستقبل و للراحة و الاستجمام 

3-ادارة الوقت هى محاولة لترويض الوقت و فرض سيطرتنا عليه بدلا من ان يفرض سيطرته علينا

4-للاستفادة من الوقت الضائع واستغلاله جيدا  

5-للتغلب على الاجهاد والاحباط الذى يقلل من كفائة العمل 

تذكر :

ان اوقاتك اجزاء من عمرك فلا تنفذلك وقتا الا فيما ينجيك

للاسف هناك من يظن ان تنظيم الوقت معناة الجد التام لا وقت للراحة او التسلية و البعض يظن ان تنظيم الوقت شئ تافه لا وزن له ذلك لانهم لا يقيمون لاهمية الوقت وزنا و هذه المفاهيم تنتشر فى وطننا العربى بشكل عام

هذه المفاهيم تجعل عملنا منخفض الانتاجية فاننا لن ننتج و لن نكون منتجين ما لم ننظم اوقتنا و نتخلص من كل ما يضيع اوقتنا 

ان الفوائد كبيرة و كثيرة منها ما هو مباشر و تجد نتائجه فى الحال ومنها ما تجد نتائجه على المدى الطويل لذلك عليك الا  تستعجل النتائج من تنظيم وقتك

من فوائد تنظيم الوقت :-

1-الشعور بالتحسن بشكل عام فى حياتك 
2-قضاء وقت اكبر مع العائلة او الترفيه او الراحة 
3-قضاء وقت اكبر فى التطوير الذاتى 
4-انجاز اهدافك واحلامك الشخصية 
5-تحسين انتاجيتك بشكل عام 
6-تحقيق نتائج افضل 
7-تحسين نوعية العمل 
8-تقليل عدد الاخطاء الممكن ارتكابها 
9-زيادة المرتب 
10- التخفيف من الضغوط سواء فى العمل او ضغوط الحياة

11-يساعدك على اتمام اعمالك بشكل اسرع و بمجهود اقل و سيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر ببالك 
12-السيطرة على يومك  فعندما تبداء يومك و لديك تصور واضح عما ستفعله خلال هذا اليوم يصبح لديك القوة على ادارة المستجدات و الطوارئ التى ستقابلك او تحاول عرقلتك
13-يتيح لك الاستغلال الامثل ليومك


تذكر:

من احسن فيما بقى من عمرة لا يؤاخذ عن ما مضى من ذنبه ومن اساء فيما بقى من عمرة اخذ بالاول والاخر 

بعض الاستفسارات عن تنظيم الوقت:

انا مشغول جدا ولا يوجد لدى لتنظيم الوقت! 

يحكى ان حطابا كان يجتهد فى قطع شجرة فى الغابة و لكن الفاس لم يكن حادا اذ انه لم يشحذه من قبل فمر عليه شخص ما فراة على تلك الحالة فقال له لماذا لا تشحذ فاسك؟

قال الحطاب وهو منهمك فى عمله (الا ترى اننى مشغول فى عملى ؟!)

من يقول بانه مشغول و لا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شانه شان الحطاب فى القصة! ان شحذ الفاس سيساعدة على قطع الشجرة بسرعة و سيساعدة ايضا على بذل مجهود اقل فى قطع الشجرة وكذلك سيتيح له على الانتقال الى شجرة اخرى

وكذلك تنظيم الوقت سيساعدك على اتمام عملك بشكل اسرع وبمجهود اقل و سيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لانك مشغول بعملك


سافقد اوقات الراحة والترفيه اذا نظمت وقتى!

 هذه فكرة خاطئة عن تنظيم الوقت وللاسف يؤمن الكثيرون بهذه الفكرة . ان تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه فهو الذى يحدد اوقات الجد واوقات الترفيه و الراحة و التنظيم يهدف فقط الى تحقيق افضل النتائج وتخفيف الضغوط عن كاهل الشخص و كذلك اتاحة وقت له لكى يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته. تنظيم الوقت لايعنى الجدية التامة هو فقط يعنى التنظيم فى كل شئ حتى الترفيه يصبح منظما و موجها ايضا .

فمثلا تود قضاء وقت مع العائلة فى رحلة حددت لها موعدا و قم بالاعداد المسبق لهذة الرحلة وكيف اعمالك و ارتباطتك لكى لاتضيع عليك وقت الرحلة وبذلك تربح عدة امور 

اولا :رفهت عن نفسك 
ثانيا:رفهت عن عائلتك 
ثالثا يزداد الترابط بينك وبين عائلتك لانك وضعت العائلة ضمن دائرة الاهتمام وخططت لكى تقوم بانشطة فعلية لصالحها


لا استطيع الاستمرار فى التنظيم لظروف تمر بى ماذا افعل ؟

لا تقلق ابدا فهذا شئ طبيعى المرأة الحامل مثلا او التى انجبت طفلا عليها ان تهتم بطفلها لمدة سنتين او اكثر وعلى طوال اليوم فكيف تنظم وقتها عليها ان تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتى تهتم بالطفل الصغير تضع فيه مواعيد زيارة المستشفى مثلا  وكذلك تحدد لنفسها كتب تقراها فى وقت فراغها عن تربية الاطفال هذا مثال بسيط وقس عليه امثلة اكبر

 فى الاجازات مثلا هل نحتاج لتنظيم الوقت ام لاستغلال الوقت ؟ هناك فرق كبير طبعا انا بحاجة لاستغلال وقت الفراغ لصالح تنمية مهاراتى و معلوماتى  او حتى الترفيه عن نفسى و بهذا قد لا احتاج الى الجدولة و التنظيم لذلك لا تقلق ان مرت عليك ظرف تجبرك على عدم التنظيم .

تذكر 

ان المغبون من غبن عمرة 
وان المغبوط من انفذ عمرة فى طاعة ربه

تنظيم الوقت 

اولا: اداراك اهمية الوقت :

ان الذين لايدركون اهمية وقتهم هم اكثر الناس تضيعا لها ولا فلم يحافظ على وقته من لم يعلم قيمته؟!لذلك فاننا ننصح بعدة نصائح فى هذا المجال لادارك اهمية مالديك من وقت فتعال معى :-

1-وقت الفراغ هو خرافة وضعها الفارغون فلا تردد هذا اللفظ و لا تستعمله فلا فراغ الا عند التافهين

2-قال الحسن رحمه الله " ادركت اقواما كان احدهم اشح على عمرة ووقته منه على درهمه ودينارة "

3-ان كل دقيقة تمر بك تستطيع من خلالها ان تعبد الله او تذكره او تؤدى خدمة للمسلمين او تامر بمعروف او تنهى عن منكر او تعلم خيرا فكم تساوى هذه الدقيقة اذن ؟؟؟

4-هناك معادلة ينبغى ادراكها هى انه لاقيمة للوقت عند الفارغين ولاقيمة للفارغين فى الحياة وبين الناس

5-الغربين يثمنون اوقاتهم ودقائقهم و ساعتهم بمقياس الدولار واليورو ونحن نقيس ساعتنا برضا الله سبحانه و تعالى عنا فى عبادة او طاعة او كسب حلال او جهاد.
6-ان ساعة تستطيع فيها ان تمسح عبرة يتيم او تعين عاجزا او تغيث ملهوفا كم تساوى بمقياس البشر وكم تساوى بمقياس الاخرة 

7-اذكردائما ان اهل اجنة لايندمون على شئ ندمهم على ساعة لم يطيعو الله فيها وان ركعتين مما نستقل عن صلاتنا احب الى اهل القبور من دنيانا وما فيها فهل نغنم الفرصة قبل ضياعها؟!!

8-ما من العلماء احد الا وهو حريص على كل دقيقة من وقته وما من الجهال والمذنبين الا وهو مضيع لاوقاته فتدبر!!

ثانيا:قف وقفة حزم :

كثير ممن تضيع اوقاتهم من غير فائدة هم اناس غير حازمين وفى كثر من الاحيان مترددون لايستطعيون اخذ القرارات ولا اصلاح الخطاء من حياتهم وذلك من اكبر الاسباب التى تؤثر فى ذهاب اوقاتهم وضياعها لذلك فعليك بامعان النظر فى النصائح التالية:

قف مع نفسك وقفة تدبر "وان ليس للانسان الا ما سعى"

سئل احد الادارين الناجحين مالذى يمنع الناس من تحقيق اهدافهم فاجاب "الاهداف غير الواضحة"

حاول ان تستعمل الكتابة فى انجاز الاشياء وتذكرها فان ذلك يبعد عنك القلق والهم وتستطيع ان تنام بعمق اذا كانت واجباتك مدونة

المفكرة اليومية وسيلة ناجحة ولكن تحتاج الى اناس يقظين !!

اياك ان تكتب برنامج يوميا تستغرق فى كتابته ساعة ثم تنساة فى مكان ما !!!

اذا وضعت لنفسك جدولا للعمل والاستفادة من الاوقات فاعط نفسك فرصة للتعديل فيه عند الحاجة 

لا تثقل على نفسك اثناء وضعك لجداولك ولاتكن مثاليا اكثر من اللازم وحاول ان تقترب من الواقع لتقتربمن النجاح

ثالثا:حدد اولوياتك 

اعداد قائمة الاعمال اليومية 

ان التخطيط اليومى لوقتك هو خطوتك الاولى فى تنظيم الوقت ان فقدان التخطيط اليومى او التخطيط الغير ملائم هو السبب الاساسى للادارة السيئة للوقت فالتخطيط الفعال سيقضى على مشكلة تضيع الوقت 


والتخطيط اليومى غالبا ما يبداء باعداد قائمة تحتوى على المهام التى يجب انجازوها وجدولها الزمنى ولكن كيف تعد قائمتك؟

1-اعد قائمتك الخاصة التى تناسبك 
2-اكتب كل نشاتك فى القائمة 
3-قسم وقتا على مهامك حسب الاهمية 
4-اجمع النشاطات المتشابه
5-خصص وقتا  لكل مهمة وقتا محددا لانجازها 
6-راجع مهامك اليومية (تخلص من غير الضرورى وفوض بعضها)
7-اترك وقتا للطوارئ
8-اترك وقتا للراحة و للاسرة 
9-التزم بقائمتك 
10-لاتفرط بالتنظيم

تعلم كيف تصنع جدول لنفسك يحتوى على مهماتك وما تود عمله كما هو موضح امامك 

قم بتفصيل جدول مفصل لكل يوم و قسمة الى عدد ساعات يومك وهى تقريبا 16 ساعة 

على افتراض ان النوم ياخذ 8 ساعات وقسم الساعات الى 4 اعمال رئيسية كما هو 

موضح بالجدول

رابعا: التفويض الفعال

ان التفويض هو طريقك للنجاح ففى ادارة شركة يمكنك ان تنجز العديد من الاعمال فى وقت واحد اذا استطعت استخدام التفويض الفعال

مالذى ينبغى تفويضه ؟!

اذا قمت بتوزيع مهامك على الاولويات الثلاثة أ , ب , ج

1-امور هامة وعاجلة :

تاخذ الاولوية أ لايمكن تفويضها 

2-امور هامة غير عاجلة

تاخذ الاولويية أ يمكن تفويض اجزاء منها 

3-امور غير هامة و عاجلة :

تاخذ الاولوية ب , ج من الافضل تفويضها 

4-امور غير هامة وغير عاجلة :

تاخذ الاولوية ج و يجب تفويضها 

خامسا :تنظيم مكان العمل 

سادسا:ركز جيدا فيما بين يديك

سابعا:تعلم قول لا

ثامنا :لاتكرر المجهود

تاسعا:التخطيط المنطقى

عاشرا:ارفض المناسبات الاجتماعية

تذكر

انما انت عدد ايما فكل يوم يمضى عليك يمضى ببعضك
 فخفض فى الطلب واجمل فى المكتسب

مرحلة التنفيذ:

اولا نصائح تعينك على التنفيذ

1-ابداء بالمهام الصعبة اولا والغير المحببة

2-اجعل اهم نشطاتك فى ساعة الذروة 

3-قلل من الاعمال الروتينية قدر المستطاع

4-تخلص من كل ماليس له ضرورة 

5-اجل الاعمال الروتينية الى وقت اقل نشاطا

6-ضع ملف خاصا للاعمال الروتينية وانجزها فى الاوقات الضائعة من يومك

ثانيا لصوص الوقت:

لصوص الوقت فى زماننا كثيرة منها الهاتف النقال و الشبكة العنكبوتية والفضائيات والبرامج الترفيهية 

وتبقى كلمات احمد شوقى ترن فى اصداء المتناسين الغافلين 

دقات القلب المرء قائلة له            ان الحياة دقائق و ثوان

فارفع لنفسك بعد موتك ذكرها         فالذكر للانسان عمر ثان  

لصوص الوقت :

1-المماطلة والتاجيل 

2-الخلط بين الامور وعدم معرفة الاولويات

3-عدم التركيز

4-عدم قدرتك على قول لا

5-المقاطعات المفاجئة

6-المجهود المكرر

7- التخطيط الغير واقعى

8-عد النظام

9-الاجتماعات الغير فعالة 

10-الانتظار 

11-الاوراق الكثيرة 

تاسعا المتابعة و المراقبة :

ان التخطيط بلا تنفيذ ضرب من الامال الحالمة

و تضيع للوقت و التنفيذ بلا متابعة لاجدوى منه 

ان الرقابة الفعالة تتصف بالاتى :

1-الفورية : لابد ان تكون اولا باول لعلاج اى قصور قبل فوات الاوان 

2-الدورية والاستمرار: فيجب ان تظل الرقابة مستمرة دون انقطاع و يجب تجميمع النتائج فى فترات دورية حسب الخطة لمعالجة القصور فى كل مرحلة 

3-رقابة اقتصادية : بمعنى الا تستهلك من الوقت و الجهد ما يفوق العائد المتوقع منها 

رقابة اصلاحية : الهدف منها العلاج وليس النقد 

5-رقابة مرنة:تتكيف مع ظروف تنفيذها وتتمتع بالمرونة  

وفى النهاية

تم بحمد الله

كتاب"ادارة الوقت"

اتمنى ان يكون نال اعجابك